Klien wajib hadir tepat waktu, baik untuk sesi offline maupun online (Google Meet).
Untuk sesi online, klien wajib mengikuti konseling dari tempat yang kondusif dengan koneksi internet yang stabil agar sesi dapat berlangsung lancar dan efektif.
Dengan melakukan booking, klien dianggap telah memahami dan menyetujui seluruh ketentuan layanan yang berlaku, serta berkomitmen menjalani proses konseling atau asesmen sesuai layanan yang dipilih.
Admin akan mengirimkan reminder sebelum sesi berlangsung. Reminder terakhir akan dikirim paling lambat 1 jam sebelum sesi dimulai.
Klien wajib merespons reminder dari admin dan wajib menginformasikan apabila terdapat kendala yang berpotensi menghambat jalannya sesi, baik terkait ketepatan waktu maupun kondisi lainnya.
Apabila hingga 1 jam sebelum sesi dimulai klien tidak memberikan respons atau tidak menyampaikan adanya kendala, maka klien dianggap dapat menghadiri sesi sesuai jadwal, dengan toleransi keterlambatan maksimal 15 menit.
Keterlambatan klien akan mengurangi durasi sesi demi menjaga ketepatan jadwal dan layanan bagi klien berikutnya.
Apabila sesi terganggu oleh interupsi dari pihak klien sehingga tidak dapat berjalan secara efektif, sesi tersebut tidak dapat diganti dengan reschedule dan klien wajib melakukan booking ulang.
B. Perpanjangan Sesi
Klien dapat melakukan booking maksimal 2 sesi sejak awal (total 120 menit), atau mengajukan perpanjangan setelah 60 menit pertama selesai.
Perpanjangan sesi hanya tersedia dalam 2 pilihan durasi, yaitu 30 menit atau 1 jam.
Permintaan perpanjangan wajib disampaikan sebelum sesi berakhir.
Persetujuan perpanjangan bergantung pada ketersediaan waktu psikolog dan jadwal klien berikutnya. Apabila psikolog telah memiliki jadwal setelah sesi berlangsung, maka perpanjangan tidak dapat diberikan.
Pembayaran perpanjangan wajib diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi lanjutan dimulai.
C. Reschedule
Reschedule hanya berlaku untuk sesi yang belum terlaksana.
Pengajuan reschedule wajib dikonfirmasi paling lambat H-4 jam sebelum jadwal awal untuk sesi offline, dan H-2 jam sebelum jadwal awal untuk sesi online.
Perubahan jenis layanan hanya berlaku untuk sesi yang belum terlaksana dan wajib dikonfirmasi kepada admin paling lambat H-2 jam sebelum jadwal sesi dimulai.
Apabila klien mengajukan perubahan jenis layanan dari online ke offline, maka klien wajib membayarkan selisih dari harga layanan yang baru.
Apabila pengajuan perubahan jenis layanan dari online ke offline dilakukan kurang dari H-2 jam sebelum jadwal sesi, maka perubahan tidak dapat dijamin karena perlu disesuaikan terlebih dahulu dengan ketersediaan jadwal psikolog. Dalam kondisi tersebut, admin akan membantu melakukan koordinasi lebih lanjut.
Apabila klien mengajukan perubahan jenis layanan dari offline ke online, maka pengajuan tetap wajib dikonfirmasi paling lambat H-2 jam sebelum jadwal sesi dimulai.
Apabila perubahan jenis layanan dari offline ke online disetujui, maka selisih biaya antara layanan baru dan layanan lama akan dikembalikan kepada klien
Apabila pengajuan reschedule dilakukan melewati batas waktu tersebut, maka hak reschedule pada dasarnya dianggap hangus.
Namun, apabila keterlambatan pengajuan reschedule disebabkan oleh kondisi tertentu yang dapat dipertimbangkan, seperti kemacetan berat, hujan sangat deras, banjir, kondisi sakit, kebutuhan berobat, keadaan darurat medis, atau keperluan mendesak ke rumah sakit, admin akan membantu proses koordinasi dengan psikolog dan klien.
Koordinasi tersebut tidak menjamin bahwa sesi dapat diganti pada hari yang sama, terutama apabila jadwal psikolog pada hari tersebut sudah penuh.
Apabila sesi tidak dapat dihadiri dan tidak memungkinkan untuk dilakukan penyesuaian jadwal, maka klien wajib melakukan booking ulang.
D. Pembatalan, Keterlambatan, No-Show, & Refund
Konfirmasi pembatalan dapat diajukan oleh klien, namun refund hanya berlaku apabila pembatalan dilakukan paling lambat H-24 jam sebelum jadwal sesi.
Apabila pembatalan dilakukan kurang dari H-24 jam sebelum sesi, termasuk untuk booking yang dibuat pada hari yang sama, maka pembatalan tetap dapat diajukan tetapi pembayaran tidak dapat dikembalikan.
Apabila klien terlambat lebih dari 15 menit, sesi akan dianggap hangus dan klien wajib melakukan booking ulang.
Ketidakhadiran klien pada sesi online maupun offline akan dianggap sebagai no-show dan pembayaran tidak dapat dikembalikan.
E. Masa Aktif Sesi
Untuk layanan konseling dan asesmen individual, seluruh sesi wajib diselesaikan dalam waktu maksimal 14 hari sejak jadwal awal yang dipilih saat booking.
Apabila dalam waktu 14 hari masih terdapat sesi yang belum terlaksana, maka sesi yang tersisa dianggap hangus.
Untuk melanjutkan sesi yang telah hangus, klien wajib melakukan pembayaran ulang untuk sesi yang belum digunakan.
F. Informasi Lainnya
Untuk klien offline, setelah tiba di lokasi silakan menunggu di lantai 2 dekat pantry. Psikolog akan menjemput klien sesuai jadwal sesi.
Tersedia galon isi ulang gratis di area pantry. Klien dapat menggunakannya dengan membawa botol minum pribadi.
Untuk layanan konseling individual pada hari Minggu, baik offline maupun online, dikenakan biaya Apresiasi Jasa Psikolog (AJP) sebesar Rp50.000.
Nominal refund adalah 60% dari total pembayaran untuk layanan konseling dewasa individual.